به قلم لئو بابائوتا – اخیرا با افراد متعددی صحبت کرده ام که لیست کارهایی که باید انجام دهند، از کف تا سقف اتاق می رسد و واقعا کنار آمدن با آن ها برایشان طاقت فرسا است. این افراد تنها نیستند. من هم چنین حسی دارم و می دانم خیلی های دیگر هم چنین احوالی را تجربه کرده اند. مدیریت حجم کار چیزیست که شما باید انجام دهید.
اگر تا اندازه خوبی منظم باشیم، لیست وظایفمان هرآنچه که می خواهیم انجام دهیم، به خود خواهد دید و البته هر روز بزرگ تر و بزرگ تر هم خواهد شد. این نمونه خوب ماجرا است. خیلی از افراد حتی لیست وظایف هم ندارند و وظایفشان در جاهای مختلف، کاغذهای محل کار، پیام رسان ها، تب های مرورگر، ایمیل ها یا سرشان پخش شده است.
هر طور که باشد، این مساله در جایی آن قدر برای آدم ها طاقت فرسا می شود که همه سیستم هایی که از آن پیروی می کردند، کنار می گذارند و از نو شروع می کنند، چون تصور می کنند سیستم های قدیمی ناکارآمد بوده است. با این حال، حقیقت این است که آن ها نمی دانند چطور باید با حجم کارها کنار بیایند. خب، چکار می توانیم بکنیم؟ آن طور که مشخص است، خیلی کارها می شود کرد و در این یادداشت به آن ها خواهیم پرداخت:
برای مدیریت حجم کار، کارهایتان را اولویت کنید
اجازه بدهید این راه قدم صفر بنامیم. اگر الان می دانید چه چیزهایی برایتان اهمیت دارد، یک قدم جلوتر هستید. با این حال، به این فکر کنید: اگر ندانید چه چیزهایی مهم هستند، چطور اصلا می خواهید روی چیزی تمرکز کنید؟ همه چیز به نظر فوری و مهم خواهد آمد و به مسیرهای مختلف کشانده می شوید.
اگر بدانید مهم ترین ها چه هستند، می توانید روی آن تمرکز کنید. بقیه کارها می توانند برای بعد بمانند. انگار شما پزشک یک بیمارستان هستید و یک بیمار نیازمند یک عمل مرگ و زندگی است و 100 نفر دیگر از کشیدگی عضلات پا رنج می برند. حتما روی عمل قلب تمرکز می کنید و رسیدگی به کشیدگی پاها را برای بعد می گذارید.
برای خود شفاف کنید که چه چیزی برایتان مهم است. لیست بسازید. علت اولویت بندی ها را هم بنویسید. ارزش دارد 30 دقیقه برای این کار زمان بگذارید. مشخص کنید در هفته جاری چه چیزی برایتان مهم است و امروز باید روی چه چیزی تمرکز کنید. اگر شفاف کنید چه چیزی مهم است و باید روی چه چیزی تمرکز کنید، برایتان بسیار موثرتر از شاخه به شاخه شدن بین ده ها کار مختلف است.
نگاهتان به امور را تغییر دهید
همین الان در مورد لیست وظایفتان فکر کنید. آیا برایتان استرس زا به نظر می رسد؟ می تواند نشانه آن است که به امور به عنوان بار و چیزی که عامل استرس است فکر می کنید یا به عنوان رخدادی که باعث می شود افراد را ناامید کنید یا پیش دیگران احمق به نظر بیایید، نگاه می کنید؟ یا شاید هم همه موارد صحیح است؟
نگاهتان به کارهایتان چطور است؟ آیا می توانید رابطه قوی تری با آن ها ایجاد کنید؟ چند مثال را باهم مرور کنیم:
- من کاملا به این وظیفه متعهدم، چون خیلی برایم مهم است. پس امروز 30 دقیقه کامل به آن اختصاص خواهم داد تا مشغولش باشم.
- این کار فرصتی برایم به حساب می رود تا به کسی که عاشقش هستم، کمکی بکنم
- این وظایف ماجراجویی هستند. در واقع اکتشاف دنیای جدید، محیط یادگیری و پرورش خلاقیت به حساب می روند
- این لیست امور مثل یک زمین بازی است که باید امروز کلی در آن بازی کنم
این ها نمونه هایی از زندگی من هستند، ولی قرار نیست همه چنین روابطی با کارهایشان داشته باشند. شما دوست دارید چطور با امور روزانه خود برخورد کنید؟
آن را پیدا کنید و هر روز تمرینش کنید
لیست کوتاه برای مدیریت حجم کار
به نظرم مفید است که لیست بلندی از وظایف داشته باشم که براساس موضوع (کار، زندگی شخصی، امور مالی و غیره) تفکیک شده باشد، ولی چنین لیست طویلی، روزانه قابل رسیدگی نیست. از این رو، لیست کوچکی از کارهایی که فقط امروز انجام خواهم داد، تهیه می کنم و نام آن را «لیست لذت بخش روز» می گذارم. سعی می کنم آن را در حد 5 تا 6 کار نگه دارم. با این حال، گاهی اوقات وسوسه می شوم و چند کار که برایشان وقت ندارم هم اضافه می کنم.
اگر جلسه ای داشته باشم، آن ها را در لیست کارهایم قرار می دهم و اگر جلساتم بیشتر باشد، لیستم کوچک تر می شود. چه کارهایی باید امروز انجام شود؟ فقط روی این موارد تمرکز کنید. دیگر امور بعدا انجام خواهد شد.
تمرکز کامل
با لیست کوتاهی از وظایف با اولویت بالا و رابطه ای قوی با آن وظایف، دنیا مال شما است. حرف آخرم این است که هر بار فقط روی یک چیز تمرکز کنید. اگر بتوانید این را همیشه تمرین کنید، استرس حجم کارها هم کم می شود.
برعکس این، جابجا شدن یا شاخه به شاخه شدن بین کارهای متعدد است. پاسخ سریع به ایمیل ها، کار روی پروژه، 30 ثانیه برای یکی از وظایف و چک کردن وبسایت مورد علاقه‌تان نمونه ای از این گونه رفتار است.
تمرکز کامل به معنای انتخاب چیزی مهم برای کار روی آن و بعد کنار گذاشتن هر چیز دیگر است. آن کار را تنها وظیفه خود در نظر بگیرید. اگر حواستان به چیز دیگری پرت شد، نفس عمیقی بکشید و دوباره به کارتان برگردید. کاری کنید که تمام دنیایتان شود. از داشتن چنین وظیفه ای مقابل خود، خرسند باشید. فرصت خدمت به کسی که دوستش دارید، فرصت بازی و کنجکاوی را دریابید و از موقعیت یادگیری، کیف کنید.
الان که این موارد در مورد کارهای پرحجم روزانه و مدیریت حجم کار را با شما درمیان گذاشته ام، دوست دارید آن ها را تمرین کنید؟
