مقدمه
چه در محل کار یا شغلتان باشید، و یا در خانه همه ما به یک روش موثر برای مدیریت زمان در طی روز خود احتیاج داریم. از این گذشته کمال‌گرایی باعث می شود که کارها را به تعویق بیاندازید و در نتیجه کارهایتان روی هم جمع شود. این مشکل می‌توانند حتی افراد سازنده و سخت کوش را درگیر کنند. بنابراین چگونه می‌توانیم برنامه خود را کنترل کنیم و کارها را به نفع احسنت انجام دهیم و حتی از آن‌ها لذت ببریم؟
به گفته افرادی مانند الون ماسک (Elon Musk) و بیل گیتس(Bill Gates)، همه فعالیت‌ها به کنترل زمان و برنامه شما بستگی دارد. آن‌ها برای انجام کارهای خود از “برنامه ریزی کوچک” استفاده می‌کنند که شامل زمانبندی روز خود به صورت پنج دقیقه‌ای است. اگرچه این نوع جزئیات ممکن است برای یک فرد معمولی مورد نیاز نباشد، اما برای همه ما هنوز یک درس وجود دارد. کنترل زمان و برنامه ریزی یا تقسیم آن به چند قطعه یا بلوک می‌تواند بهره وری شما را به میزان قابل توجهی زیاد کند. ساده‌ترین و موثرترین راه برای انجام این کار “مدیریت زمان” است.
چرا باید زمان خود را مدیریت کنیم
گاهی اوقات ما باید در طی روز زمان را تکه تکه یا تقسیم کنیم. مدیریت زمان به صورت تقسیم کردن، یک تکنیک مدیریت زمان است که شما برای انجام یک کار خاص یک دوره زمانی را تعیین می‌کنید.
به عنوان مثال به جای اینکه تلفن خود را هر بار که ایمیل یا اعلان رسانه اجتماعی را چک کنید. ساعت‌های مشخصی را در طول روز تعین کنید تا با افرادی که می‌خواهید تماس بگیرید به ایمیل‌ها پاسخ دهید و رسانه‌های اجتماعی را بررسی و چک کنید.
شما اساساً زمان مشخصی را برای انجام کارهای مهم یا پروژه‌ها کنار می‌گذارید. در نهایت برنامه شما به چند قسمت تقسیم می‌شود که در آن واحد روی یک کار یا پروژه متمرکز هستید.
این نوع مدیریت زمان نه تنها لیست کارهای شما را کنترل پذیرتر می‌کند. بلکه به شما امکان کنترل روزانه بیشتری می‌دهد و به شما در اولویت بندی وظایف کمک می‌کند. مسدود کردن زمان همچنین باعث بهبود تمرکز و جلوگیری از اهمال کاری می‌شود. و در پایان روز احساس خواهید کرد که در واقع کارهای خود را به خوبی انجام داده‌اید.
انجام کارها به صورت همزمان
بسیاری از مردم معتقدند که می‌توانند چندین کار را همزمان انجام دهند. اما تحقیقات نشان می‌دهد که فقط حدود 2.5٪ از افراد قادر به انجام چند وظیفه به طور همزمان هستند. 2٪ بقیه افراد فقط معتقدند که می‌توانند به طور همزمان چند وظیفه و کار را انجام دهند.
در حقیقت تلاش برای انجام همزمان بیش از یک کار مانند ارسال پیام هنگام رانندگی یا نوشتن یک ایمیل مهم در هنگام پاسخ دادن تماس تلفنی مشتری توانایی شما برای اینکه هر دو کار را به خوبی انجام دهید به خطر می‌اندازد.
در همین حال یک مطالعه در سال 2013 در دانشگاه یوتا نشان داد که افرادی که سعی می‌کنند چندین کار را همزمان انجام دهند. حواسشان را پرت می‌کنند، بهره وری کمتری دارند، خطاهای بیشتری مرتکب می‌شوند و در آزمون‌ها نمره کمتری می‌گیرند.
به همین ترتیب جابجایی سریع بین دو پروژه نیز می‌تواند نتایج را تحت تأثیر قرار دهد. ما وظایف را بسیار موثرتر انجام می‌دهیم وقتی به آن‌ها توجه کامل داشته باشیم.
علاوه بر این دانشمندان علوم مغز و اعصاب هشدار می‌دهند که تلاش برای انجام همزمان چندین کار بر توانایی ما در انجام حتی کارهای ساده را نیز کاهش می‌دهد.
معنی این امر این است که هرچه بیشتر چند وظیفه‌ای انجام دهیم، توانایی انجام کار کمتری خواهیم داشت. دلیل آن ساده است ما توانایی تمرکز خود را از دست می‌دهیم، این بدان معنی است که پروژه‌ها بیش از آنچه باید طول می‌کشد.
نحوه استفاده از تقسیم و مدیریت زمان
مدیریت زمان به صورت انجام تک تک وظیفه به شما امکان می‌دهد همزمان بر روی یک پروژه تمرکز کنید. این روش نه تنها باعث کاهش خطاهای ذهنی می‌شود بلکه همچنین می‌تواند به شما کمک کند تا خلاقیت خود را بیشتر کنید به ویژه به این دلیل که در بلوک زمانی مشخص تمام انرژی و توجه خود را به یک کار هدایت خواهید کرد. این گونه مدیریت زمان را در زندگی خود بگنجانید.
کارها و فعالیت‌های خود را لیست کنید
با تهیه لیستی از تمام کارهایی که باید در هفته انجام شود شروع کنید. تمام پروژه‌های کاری، تعهدات خانوادگی، حتی اهداف ورزشی خود را ذکر کنید. هدف این است که شامل همه چیز از تماس‌های تلفنی که باید برقرار کنید تا وعده‌های غذایی مورد نیاز برای تهیه کنید.
ستاره‌ها را کنار چیزهایی که کاملاً باید تکمیل شوند مانند پروژه‌هایی برای کار، جلسات با مشتری و قرار ملاقات با پزشکان قرار دهید. معمولاً این کار پنج شنبه بعد از پایان کار یا جمعه عصر قبل از شروع هفته‌ای کاری انجام دهید.
اولویت‌های خود را تعیین کنید
هنگامی که لیست شما تهیه شد آن را مرور کرده و پروژه‌هایی را که مهمترین اولویت‌های شما در هفته هستند ستاره بگذارید. سعی کنید آن را به حدود دو تا سه مورد در روز محدود کنید. هدف این است که شما به مهمترین وظایف اصلی در برنامه مدیریت زمان خود بنویسید. همچنین باید برنامه ریزی کنید که هر روز برای پاسخ دادن به ایمیل‌ها، تماس گرفتن با دیگران و بررسی رسانه‌های اجتماعی وقت بگذارید.
یک طرح روزانه ایجاد کنید
قدم بعدی شما این است که به این فکر کنید که در هر روز چقدر وقت دارید و می‌خواهید برای هر کار در لیست خود چقدر وقت بگذارید.
با ایجاد بلوک‌های زمانی برای کارهایی که هر روز انجام می‌دهید مانند برنامه‌های صبحگاهی و آئین‌های عصرانه، ورزش، رفت و آمد به خانه و محل کار، آماده سازی وعده‌های غذایی، کمک به تکالیف و غیره شروع کنید.
یک نمونه طرح اولیه برای شخصی که از راه دور کار می‌کند ممکن است به این شکل باشد:
6:00 صبح تا 7:30 صبح آیین صبح / ورزش
7:30 صبح تا 8:00 صبح بچه‌ها را به مدرسه ببرید
8:00 صبح تا 8:30 صبح پاسخ به ایمیل‌ها / رسانه‌های اجتماعی را بررسی کنید
8:30 صبح تا 10:30 صبح پروژه اولویت دار (یکی از اولویت‌های خود را وارد کنید)
10:30 صبح تا 11 صبح مکالمه تلفنی
11 صبح تا 12:30بعد از ظهر پروژه اولویت (یکی از اولویت‌های خود را وارد کنید)
ساعت 12:30 شب تا ساعت 1 بعد از ظهر وقت ناهار
13:00. تا ساعت 13:30 به ایمیل‌ها پاسخ دهید / رسانه‌های اجتماعی را بررسی کنید
ساعت 1:30 بعد از ظهر تا ساعت 3:30 بعد از ظهر پروژه اولویت (یکی از اولویت‌های خود را وارد کنید)
03:30. تا 4:30 بعد از ظهر بچه‌ها از مدرسه برمی‌گردند / درباره روز صحبت می‌کنند
4:30 بعد از ظهر تا 6:00 بعد از ظهر دبستان / شام بخورید / تمیز کنید
6:00 بعد از ظهر تا 7:00 بعد از ظهر پروژه اولویت (یکی از اولویت‌های خود را وارد کنید)
7:00 بعد از ظهر. تا ساعت 9:00 شب وقت آزاد / کمک به مشق شب
21:00. 9:30 بعد از ظهر. به ایمیل‌ها پاسخ دهید / رسانه‌های اجتماعی را بررسی کنید
9:30 بعد از ظهر. تا 10 شب آیین شب
طرح برنامه ریزی زمان
البته این یک طرح بالا یک نمونه اولیه بسیار ساده است و برای همه مناسب نیست. نکته اصلی این است که شما یک طرح کلی برای روز معمولی خود با تعداد محدودی از زمان ایجاد کنید. با این کار می‌توانید روی کارهای مهم یا پروژه‌های خود تمرکز کنید و مدیریت زمان خود را دقیق‌تر کنید.
اگر در شرکتی کار می کنید که جلسات تیمی آموزش‌های منظم یا تماس‌های هفتگی کنفرانسی دارید لازم است که آن‌ها را نیز حساب کنید. و اگر جلسه یا قرار ملاقات‌هایی دارید که باید در طول هفته شرکت در آن‌ها را فراموش نکنید. همچنین ممکن است لازم باشد برای آخر هفته طرح دیگری تهیه کنید.
برخی از افراد هر هفته نیاز به تهیه نقشه‌های جدید دارند. افراد دیگر دارای محیط کار بسیار ساختارمندی هستند و می‌توانند از همان طرح اولیه هفته به هفته استفاده کنند. شما کنترل برنامه خود را در دست دارید و می‌توانید آن را متناسب با نیازها و اولویت‌های خود تغییر دهید.
کل روز خود را تقسیم کنید
در حالت ایده‌آل هنگامی که طرح شما کامل شد. می‌توانید هر روز از هفته را مسدود کنید. با اولویت‌های اصلی خود شروع کنید و از آنجا بروید. به عنوان مثال اگر اولویت اصلی شما در هفته نوشتن گزارش فعالیت گسترده تا روز جمعه است به این فکر کنید که چه مدت طول می‌کشد تا آن را انجام دهید.
در نتیجه اگر فکر می‌کنید که تکمیل گزارش چهار ساعت طول می‌کشد می‌توانید دو ساعت در روز دوشنبه و دو ساعت در روز سه شنبه برنامه ریزی کنید تا روی گزارش کار کنید. سپس روز چهارشنبه ساعت دیگری را برای ایجاد تغییرات و نهایی کردن آن برنامه ریزی کنید. با برنامه ریزی بلوک‌های زمانی در اوایل هفته برای تکمیل گزارش شما نه تنها از به تعویق انداختن پیشگیری می‌کنید بلکه زمان لازم برای تمرکز روی تهیه گزارش را نیز در نظر می‌گیرید.
از وقت خود محافظت کنید
پس از اتمام برنامه از زمان خود به بهترین شکل ممکن محافظت کنید. مطمئناً موارد غیر منتظره پیش خواهد آمد و شما باید انعطاف پذیر باشید. اما در برابر اینكه در زمان اولویت پروژه خود چیزی را كه می‌تواند برنامه ریزی شما را مختل مقاومت كنید.
در صورت دسترسی با همکاران و اعضای خانواده یا آن‌ها ارتباط برقرار کنید. سپس با آن دسته از زمان‌ها به گونه ای رفتار کنید که گویی با فردی بسیار مهمی ملاقات می‌کنید. هیچ کس فکر نمی‌کند که زمان شما را در حین جلسه قطع کند. به همین ترتیب هدف این است که شما از زمان محافظت کنید و از اولویت پروژه خود غافل نشوید.
سخن پایانی
استفاده موثر از طبقه بندی ومدیریت زمان می‌تواند به شما کمک کند تا روز خود را کنترل کنید. همچنین باعث می‌شود وجه خود را معطوف کرده و تعلل را از خود دور کنید. در ابتدا ممکن است ایجاد یک طرح آزمایشی و برای شما دچار خطا و نقص شود، اما با کمی تمرین و کمی صبر در کمترین زمان یک فرد حرفه‌ای خواهید بود.
