به قلم لئو بابائوتا – عنوان و مضمون این یادداشت Zen Habits مربوط به کار کردن بیش از حد (OverWork) است که در ادامه به منظور سهولت انتقال مطلب، از آن به صورت «کار زیادی» نام خواهم برد.
خیلی از ما امروزه، استرس زیادی داریم، سرمان همیشه شلوغ است، تحت فشار هستیم، پروژه‌های مختلف باید تحویل دهیم و زیادی کار می‌کنیم.
این منجر به خستگی، مشکلات مربوط به سلامتی، ایجاد عادت‌های بد، افسردگی، اصطحلاک و اندوه می‌شود. انباشت کار و کار زیادی، هیچ وقت منجر به شادکامی و موفقیت نمی‌شود. دلایل متعددی می‌تواند منجر به کار زیادی شود، ولی برخی از رایج‌ترین موارد، به شرح زیر است:
- مشغول به کاری هستید که نیاز است زیاد کار کنید و کنترل چندانی هم روی میزان کار یا برنامه کاری خود ندارید
- برای اینکه از پس هزینه‌های خود بربیایید، باید چندین شغل داشته باشید و به نظر نمی‌توانید کار خاصی هم در موردش انجام دهید
- تعهد زیادی دارید و کار زیادی سر خود می ریزید. انگار همیشه مشغول کارید و هیچ وقت هم به اندازه کافی کار نمی‌کنید.
- همیشه آنلاین هستید، به پیام‌ها پاسخ می‌دهید. ایمیل‌هایتان را رسیدگی می‌کنید و همیشه صدها کار انجام می‌دهید، ولی همواره استرس دارید و تحت فشار هستید
دو مورد اول را به راحتی نمی‌توان حل کرد، چون همواره این طور نیست که بتوانید شرایط را کنترل کنید. ابتدا در مورد پادزهرهایی برای این 2 مشکل، صحبت خواهیم کرد.
دو مشکل دوم به طور واضح مربوط به اورلپ (اشتراک) در امور است. براساس تجربه من، این‌ها بیشتر از 2 مورد اول رایج هستند؛ البته گاهی اوقات هم ترکیبی از 2 مورد اول و 2 مورد دوم رخ می‌دهد. در ادامه در مورد 2 فاکتور دوم هم صحبت خواهیم کرد.
پادزهر شماره یک: تغییری ساختاری ایجاد کنید
اگر شغلی دارید که زیادی در آن از شما کار می‌کشند یا بیشتر از 2 شغل دارید، اوضاع برایتان خوب نیست. زیادی کار می‌کنید و احتمالا با فاجعه مواجه خواهید شد. باید یک تغییر ساختاری ایجاد کنید. می‌توانید برای تغییرات ساختاری، این توصیه‌ها را در نظر بگیرید:
- متمرکزتر و موثرتر شوید و سعی کنید کارتان را زودتر از موعد تمام کنید (قسمت بعد را ببینید). این باعث می‌شود به همان میزان قبل کار کنید، ولی زمان کمتری به کار اختصاص دهید.
- حجم کاری خود را کم کنید. اگر می‌توانید، راهی برای کم کردن امور کم اهمیت‌تر پیدا کنید و روی موارد مهم‌تر تمرکز کنید (دوباره به قسمت بعد رجوع کنید). اگر نمی‌توانید حجم کاری خود را کم کنید، با مدیریت در میان بگذارید. نمی‌توانید این طور ادامه دهید و آنها هم به احتمال زیاد، نمی‌خواهند شما را از دست دهند. به آنها بگویید اگر روی امور پراهمیت‌تر کار کنید، متمرکزتر و موثرتر خواهید بود، ولی باید ساعت‌های کاری‌تان کمتر شود. از آنها بخواهید به شما کمک کنند وظایف کم اهمیت‌تر خود را حذف کنید.
- اگر 2 یا چند شغل دارید، به دنبال کار دیگری باشید که به ازای هر ساعت، پرداختی بیشتری داشته باشد. بله، فکر می‌کنیم برای خیلی‌ها ممکن است. وقت بیشتری برای این کار و وقت کمتری برای موارد دیگر بگذارید تا بتوانید ساعت‌های کمتری کار کنید.
- برای خود مرز تعیین کنید. با سرپرست یا منابع انسانی صحبت کنید و به آنها بگویید نمی‌توانید این قدر زیاد کار کنید. برای میزان کار و تعداد پیام‌هایی که هر روز پاسخ می‌دهید، مرز تعیین کنید. البته برای خیلی‌ها، مکالمه ترسناکی است. باور کنید خیلی از اصطحلاک بهتر است.
- ساعت‌هایتان را کم کنید
- شغل‌تان را عوض کنید
کدام یک از این تغییرات ساختاری باید برای شما رخ دهد؟ آیا موارد دیگری هم هستند که باید در نظر بگیرید؟
پادزهر شماره 2: همزمان با کم کردن حجم کار، تمرکز خود را هم بیشتر کنید
این یکی شاید در ابتدا متناقض به نظر برسد، چون از شما می‌خواهم سخت‌تر کار کنید، ولی به سختی قبل کار نکنید، ولی به معنای سخت‌تر کار کردن نیست. منظورم کار کردن موثرتر و متمرکزتر است. با این تغییر، می‌توانید تاثیر بیشتری داشته باشید و البته وظایف کمتری هم روی دوشتان احساس کنید. کتاب اولم با عنوان قدرتِ کم (The Power of Less)، در همین باره است.
حواستان باشد نمی‌گویم با وجود ساعت‌های کاری زیاد قبلی، باید تمرکزتان را بیشتر کنید. نه. قرار است با حذف امور کم اهمیت‌تر و کنار گذاشتن کار زیادی، کمتر سر کار باشید.
این باعث می‌شود باکتان را دوباره از انرژی پر کنید. بهترین‌ها اعتقاد دارند استراحت و ریکاوری هم به اندازه مدت زمان کاری، اهمیت دارد (در غیر این صورت به اصطحلاک می‌رسند). برای رسیدن به این پادزهر، باید 2 قدم زیر را در نظر داشته باشید:
- متمرکزتر و موثرتر شوید
- حتما زمان استراحت و ریکاوری مناسبی برای خود در نظر بگیرید تا باکتان دوباره پر شود
متمرکزتر و موثرتر شوید
من طی مدت 4 تا 5 روز فقط با تمرکز بیشتر و اهمیت دادن به امور مهم‌تر، یک کتاب (و یک پکیج تمرینی) نوشتم. دوره‌های آموزشی مختلفی ارائه کرده‌ام، برنامه‌های کوچینگ متنوعی داشته‌ام، کارگاه برگزار می‌کنم، مشاوره آنلاین داریم و کلی کار دیگر هم می‌کنم. همه این‌ها را فقط با اختصاص دادن تمرکز بیشتر و بالا بردن تاثیرم در امور نسبت به گذشته، انجام داده‌ام. به نظرم پربازده‌ترین افراد در دنیا هم تا اندازه قابل توجهی، همین وضعیت را داشته باشند.
خب، این چطور کار می‌کند؟ خیلی ساده است:
- مهم‌ترین وظایف خود را مدنظر داشته باشید. این مفهوم چیز جدیدی نیست. در این باره در کتابم (که بالاتر در موردش گفتم)، صحبت کرده‌ام. تیم فِریس (Tim Feriss) هم در کتابش با عنوان هفته‌ای با 4 ساعت کار (The 4 Hour Work Week) در خصوص آن صحبت کرده و اخیرا هم در موردش در کتاب The One Thing، خوانده‌ام. از آن به عنوان اصل پارتو (The Pareto Principle) هم نام می‌برند: 20 درصد وظایف شما به 80 درصد نتایج منجر می‌شوند (اعداد دقیق نیستند و تقریبی اعلام می‌شوند). از این رو، روی همین 20 درصد امور مهم تمرکز کنید. بعد، 20 درصد از آنها و بعد 20 درصد دیگر را انجام دهید تا اینکه 1 تا 3 وظیفه را کامل کرده باشید. این را به محض تمام شدن مطالعه این یادداشت، انجام دهید. سه وظیفه مهم‌تان در لیست کارهایتان، کدام است؟
- فقط روی مهم‌ترین وظیفه موثر خود تمرکز کنید. حتی اگر 3 وظیفه مهم مشخص کرده‌اید، روی مهم‌ترین آنها تمرکز کنید. همان موردی که بهترین نتیجه را امروز برایتان به ارمغان خواهد آورد، بزرگترین تاثیر را در کارتان دارد و در مسیر رسیدن به اهداف بلندمدت‌تان قرار دارد. بقیه وظایف را کنار بگذارید و اجازه دهید همین یکی، مهم‌ترین کارتان در تمام کهکشان شود. کاملا و به صورت صد درصدی، روی این مورد تمرکز کنید و هر چیز دیگری را در ذهن خود بلاک کنید که اینترنت و موبایل، اولین‌ها هستند.
- برای انجام این کار و سایر کارهایتان، بلوک زمانی مشخص کنید. اگر مهم‌ترین وظیفه‌تان به اندازه‌ای اهمیت دارد که در بالای لیست‌تان قرار گیرد، پس آن‌قدر هم مهم است که یک بلوک زمانی در طول روز برای آن مشخص کنید. روی تقویم یا صرفا یک تکه کاغذ، یک زمان خاص برای این وظیفه خود و دیگر وظایف مهم‌تان تعیین کنید. سه تا 4 ساعت از روزتان را به این وظیفه اختصاص دهید. در این زمان، دیگر امورات روتین خود همانند رسیدگی به پیام‌ها و ایمیل‌ها را به طور کامل کنار بگذارید. باید با تمام وجود به پروژه در دستتان بپردازید.
اگر بتوانید به این ترتیب متمرکزتر شوید و روی امور مهم‌تر وقت بگذارید، لازم نیست به اندازه قبل کار کنید. به این ترتیب، برای امورات مهم‌تر خود، زمان بیشتری در اختیار خواهید داشت. همچنین، برخی از امور کم اهمیت‌تر، روی هم انباشته می‌شوند. این اتفاق خواهد افتاد. قرار نیست بتوانید همه کارها را انجام دهید. قرار است کارهایی که اهمیت دارند را انجام دهید.
اگر به این شکل کار کنید، اینکه برای انجام کارها زمان کمی دارید، از بین خواهد رفت. زمان کافی خواهید داشت. فقط باید از زمان خود به شکلی موثر استفاده کنید و با اولویت کار کنید.
با در نظر گرفتن زمان ریکاوری، کمتر کار کنید
اجبار به داشتن زمانی برای استراحت و ریکاوری، به طور پیش‌فرض در برنامه خیلی از ما نیست. مخصوصا در جامعه‌ای که زندگی می‌کنیم، چنین وضعیتی وجود ندارد. در دنیای ما، همیشه باید بیشتر و بیشتر انجام دهید. همیشه باید آنلاین باشیم، همیشه باید در فشردگی کارها حس تنگنا کنیم، همیشه باید به موقع به پیام‌ها پاسخ دهیم. همیشه، همیشه و همیشه همین است.
چقدر پیش می‌آید که یکی دو ساعت برای پیاده‌روی بیرون بروید و در این مدت، مطالعه نکنید یا چیز مفیدی گوش دهید؟ چقدر می‌توانید زمانی در سکوت و تفکر صرف کنید؟ چقدر می‌توانید فضایی برای خود و جایی برای نفس کشیدن داشته باشید؟ به این‌ها اهمیت نمی‌دهیم، ولی مهم هستند. بدون آنها، نمی‌توانید بهترین عملکرد خود را نشان دهید. از این رو، باید زمان آن را مشخص کرده و با انجام موارد زیر، آن را به اجبار، ایجاد کنیم:
- زمانی از روز خود را برای استراحت و ریکاوری، جدا کنید. همان طور که باید برای کارهای مهم خود، زمان اختصاص دهید، باید زمانی را هم برای استراحت خود در نظر بگیرید. چه زمانی دستگاه‌های الکترونیکی خود را خاموش می کنید؟ حداقل یک ساعت قبل از رختخواب باید باشد. چه زمانی به رختخواب می‌روید؟ خیلی از افراد، به خاطر صرف زمان با موبایل، دیر می‌خوابند، ولی این مساله باعث می‌شود خواب و تمام ساعت‌های روز بعدشان، تحت تاثیر قرار گیرد. چه زمانی قرار است از کار دست بردارید و به پیاده‌روی و باشگاه بروید یا مدیتیشن کنید؟ زمان تعیین کنید و اجرایش کنید.
- با کنار گذاشتن بقیه کارها، به اجبار این زمان استراحت را اجرایی کنید. وقتی تمایل پیدا می‌کنید پیام‌ها، ایمیل‌ها، شبکه‌های اجتماعی و غیره را چک کنید، این کار را نکنید. همه‌اش را کنار بگذارید. اگر لازم است این کارها را بکنید، زمانی برایشان مشخص کنید. اگر می‌خواهید تمرکز و تاثیر خود را بالا ببرید، نمی‌توانید همیشه آنلاین باشید. نمی‌توانید به استراحت خود هم برسید. باید از بین آنلاین بودن همیشگی و یا برنامه همراه با تمرکز، تاثیر و استراحت را انتخاب کنید.
- برای خود یک شعار بسازید: این فضا، هدیه‌ای خارق‌العاده است. زمان استراحتی که برای خود انتخاب می‌کنید، در ابتدا چندان فوق‌العاده به نظر نخواهد رسید. دوست خواهید داشت جاهای مختلف را چک کنید. می‌خواهید سر کارهایتان برگردید. حواستان جای دیگری خواهد بود. به خاطر این است که ذهنتان طوری پرورش داده شده که اهمیتی به زمان استراحت نمی‌دهد. طوری تربیت شده که همواره باید کار کند و در فعالیت باشد، چون خودتان با آن این چنین رفتار کرده‌اید. با این حال، این گونه نمی‌تواند پیش برود. از این رو، باید شعاری برای خود ایجاد کنید که به این زمان استراحت، ارزش دهد و آن را همانند یک هدیه ببیند تا بتوانید اهمیت آن را درک کنید و کاملا از آن لذت ببرید.
سعی کنید لذت و خوشمزگی لحظاتی که آفلاین هستید را درک کنید. از زمان غیرکاری خود کیف ببرید. از بودن در کنار عزیزانتان و زمان گذراندن با خودت، نهایت لذت و استفاده را ببرید. از تحرک داشتن، بیرون رفتن و فعالیت کردن حظ کنید.
فقط زمانی که بتوانید این تغییرات را اعمال کنید، می‌توانید بالاخره به پادزهرهای کار زیادی برسید. مطمئن باشید می‌توانید و از پس آن برمی‌آیید.
