به قلم لئو بابائوتا – به این نتیجه رسیده‌ام که عقب بودن همیشگی از کارها تبدیل به بخشی از زندگی روزمره ما شده یا شاید هم همیشه همین طور بوده است. مدیریت زمان چیست؟
اطرافم کسی را ندیده‌ام که به طور صد درصد، سوار بر امورات زندگی‌اش باشد. خیلی از اوقات احساس می‌کنیم عقب هستیم. کارهایمان زیاد است و زمان اندکی داریم. استرس داریم، تحت فشار هستیم، همیشه سرمان شلوغ است، دوست داریم کارها را به تاخیر بیندازیم و حواسمان را پرت کنیم. هیچ وقت احساس خوبی نیست، ولی بیشتر اوقات خیلی از ما چنین حسی داریم.
خب، در موردش چکار می‌توانیم بکنیم؟ به نظرم این سوال فقط یک جواب ندارد. اگر به این راحتی بود، سال‌ها قبل حلش کرده بودیم، ولی چند چیز هستند که می‌توانیم امتحانشان کنیم و به نظرم مفید فایده هستند. در ادامه در مورد هر کدام از موارد پایین، یک به یک صحبت خواهیم کرد:
- لیست بسازید و بعد هر بار روی یکی از موارد تمرکز کنید.
- حواستان به سرگرمی‌هایی که حواستان را پرت می‌کند یا باعث می‌شود کارها را به تاخیر بیندازید، باشد و رویشان کار کنید. روی ترس‌هایتان، موقعیت‌هایی که احساس راحتی در آن ندارید، روی ابهام‌هایتان و مسائلی که فشار رویتان را بیشتر می‌کند، کار کنید.
- روی وابستگی‌تان انجام همه کارها، کار کنید. رها کردن را یاد بگیرید.
- انرژی خود را مدیریت کنید. یاد بگیرید ریلکس کنید و باک انرژی‌تان را دوباره پر کنید.
- ساختار منعطف بسازید و در طول زمان، تغییرات لازم را اعمال کنید.
- قضاوت شخصی را کنار بگذارید
احساس فشار نکنید. همه این‌ها موارد اجرایی هستند. بیایید یکی یکی روی آن‌ها تمرکز کنیم:
لیست بسازید و بعد هر بار روی یکی از موارد تمرکز کنید
اولین قسمت از این پروسه، آسان است: لیست بسازید. خیلی‌هایتان همین الان هم انجامش داده‌اید، ولی تمام توضیحات مربوط به این قسمت را به طور کامل بخوانید.
لیست وظایف و مدیریت زمان
لیستتان لازم نیست چیزی رویایی باشد. لازم نیست یک سیستم ویژه برای لیست کارهایتان داشته باشید. یک فایل نوت پد یا یک دفترچه یادداشت هم کافی است. بعدا می‌توانید سیستم انجام کارهای خود را ارتقا دهید، ولی الان از آن برای به تاخیر انداختن استفاده نکنید.
الان فقط لیست کارهایی که می‌خواهید انجام دهید، یادداشت کنید. بعد، لیست دومی شامل 3 تا از مهم‌ترین وظایف خود تهیه کنید که از این پس آن‌ها را MIT (Most Important Tasks یا مهم‌ترین وظایف) خواهیم خواند. این قسمتی است که امروز باید روی آن تمرکز کنید. همچنان برای انجام موارد کوچک‌تر تلاش خواهید کرد، ولی روی وظایف مهم تمرکز می‌کنید.
تمرکز روی یک چیز و مدیریت زمان
از لیست MIT خود، الان فقط باید روی یک مورد تمرکز کنید. یکی را انتخاب کنید. فقط یکی. همه آن‌ها مهم هستند، ولی اگر یکی از بقیه مهم‌تر است، آن را اول انتخاب کنید.
این قانون یادتان باشد: هر بار فقط می‌توانید روی یک کار تمرکز کنید. موردی را انتخاب کنید که حس می‌کنید مهم‌ترین است. تمرکز روی یک چیز، آن قدرها که فکر می‌کنید رایج نیست.
با این حال، چیزی که در انجام امور از سوی افراد، دیده نمی‌شود، توجه به یک مورد مهم است. باید نیت کنید زمان مشخصی روی وظیفه خود تمرکز کنید و سعی کنید به هدف خود برسید. مثلا الان من تصمیم گرفتم برای 45 دقیقه بنویسم و همین الان سعی می‌کنم به آن وفادار بمانم. البته شاید هم نتوانم روی خواسته‌ام بایستم و مشکلی هم ندارد. با این حال، سعی‌ام را می‌کنم. از این رو، حتما باید مدت زمان مشخصی به فعالیت خود اختصاص دهید و انجامش دهید. حتی می‌توانید محل انجام کار مورد نظرتان را هم تعیین کنید. سعی کنید با تمام تمرکزتان در این مدت و آن مکان، به کار مشغول باشید.
حواستان به سرگرمی‌هایی که حواستان را پرت می‌کند، باشد و رویشان کار کنید
بعد از اینکه بلوک‌های زمانی مشخصی برای کارهایتان مشخص کردید، با چند مورد به شرح زیر روبرو خواهید شد:
- ترس، ابهام و شک
- استرس و فشار
- تمایلِ به تاخیر انداختن یا رفتن سراغ حواس‌پرتی‌ها
- ایده‌آل‌گرایی و نیاز به کنترل
- تمایل به‌ترک کردن کار، گله کردن یا بیرون زدن
تقریبا همیشه، ترس و ابهام در مواجهه با وظیفه یا فشار و استرس باعث می‌شود آن را کنار بگذارید و بیرون بزنید و به رفتارهای روزمره غیر مهم خود بپردازید. از این رو، هر زمان که هر یک از این موارد پیش آمد، باید با ذهن آگاهی با آن مواجه شوید. حواس خود را معطوف به این تمایلتان به خروج یا کنار گذاشتن کار کنید. سعی کنید با آرامش و مهربانی با آن مواجه شوید. از این رو، اگر احساس فشار می‌کنید و تمایل دارید سراغ اینستاگرام یا واتس اپ بروید، تمرینی به شرح زیر انجام دهید:
تمرین این بخش برای مدیریت زمان
- مکث کنید و به جای رفتن سراغ سرگرمی‌های مجازی، به درون خود توجه کنید. به احساسات بدنتان دقت کنید.
- توجه خود را روی چیزی که مشاهده می‌کنید، نگه دارید. شاید احساس تنگی در ققسه سینه دارید یا به نظرتان نمی‌توانید آب گلویتان را قورت دهید. شاید گرمتان شده و شاید هم شکمتان درد گرفته است. با این احساسات بمانید و از آن‌ها فرار نکنید.
- به تمایلتان برای فرار از این احساسات، دقت کنید. دوست دارید سراغ پیام‌هایتان بروید، ایمیلتان را چک کنید، اینستاگرام‌گردی کنید. دوست دارید کاری ساده و راحت (خرید و خوردن خوراکی رایج‌ترین موارد هستند) انجام دهید. این احساس فشار را ملاحظه کنید، ولی کاری در موردش انجام ندهید. چند دقیقه، با آگاهی با این احساس بمانید.
- نرمی و کنجکاوی را به ملاحظه خود اضافه کنید. معمولا دوست نداریم چنین احساساتی را تجربه کنیم. چون نمی‌توانیم کنترلشان کنیم، نباید از آن‌ها فرار کنیم یا نادیده‌شان بگیریم. فرض کنید با دوستی وقتی در سختی و مشکل است، به این شکل رفتار کنید. این کاری است که با خودمان می‌کنیم. به جای این، با این احساس بمانید و با آن دوستانه برخورد کنید. کنجکاو باشید و نرمی‌نشان دهید.
- با خود مهربان باشید. منظورم استفاده از کلمات و جملات الهام بخش نیست. البته این‌ها هم ابزار خوبی هستند، ولی باید در قلبتان احساس مهربان داشته باشید. همان احساس مهربانی که به عزیرانتان موقع سختی نشان می‌دهید. ابزار بسیار قدرتمندی است.
به این‌ترتیب، رابطه خود را با ترس، ابهام، احساس فشار و استرس و تمایل به تاخیر انداختن تغییر می‌دهیم. دیگر مسائل بزرگی نیستند. به جای این، چیزهایی هستند که می‌توانیم تمرینشان کنیم و از پس آن‌ها بربیاییم. قوی‌تر از آن چیزی هستیم که فکر می‌کنیم.
هر بار که یکی از این احساسات (و دیگر موارد همانند اندوه، عصبانیت، ناامیدی و تنهایی) دارید، فرصتی برای تمرین است. اگر بتوانید تمرینات را انجام دهید، تمام این راهنما به دردتان می‌خورد. تمرکزتان بیشتر می‌شود، از وابستگی رها می‌شوید و می‌توانید قضاوت شخصی و به تاخیر انداختن امور را هم کنار بگذارید.
وابستگی به انجام همه امور را کنار بگذارید
این یکی سخت‌تر است. در بسیاری از موارد، استرس انجام ندادن خیلی از کارها از ذهنمان می‌آید و در واقعیت خبری از آن نیست. البته برخی استثنا هم وجود دارد. مثلا اگر پروژه‌ام را به موقع انجام ندهم، شغلم را از دست می‌دهم یا اگر به داروخانه نروم، سلامت مادر پیرم به خطر می‌افتاد. این‌ها مواردی هستند که انجام ندادن کارها به اتفاقی مشخص منجر می‌شود.
با این حال، در خیلی از موارد، احساس عقب افتادگی از کارها، عواقب سختی ندارد. روی عقب افتادگی تاکید می‌کنم، چون همیشه به اندازه‌ای عقب هستیم که به نظرمان باید تا به امروز انجام می‌دادیم. برنامه‌ای است که در ذهنمان ریخته‌ایم. مثلا وقتی به برنامه خودم نگاه می‌کنم، می‌بینم همه مهلت‌ها مواردی هستند که خودم برای خودم تعیین کرده‌ام. خیلی از افرادی هم که با آن‌ها کار می‌کنم، چنین شرایطی دارند. در ذهنمان برنامه‌ریزی می‌کنیم که کارها را چطور انجام دهیم، ولی همه چیز فرضی است و با واقعیت فرق می‌کند. از این رو، تمرین مربوط این است که تمرین کنیم وابستگی به انجام همه کارها را رها کنیم.
قرار نیست چنین اتفاقی رخ دهد. نمی‌توانیم همه کارها را باهم انجام دهیم. احتمالش کم است بتوانیم همان قدر که از خود انتظار داریم، انجام دهیم. فقط یک رویا است. واقعیتی در آن نیست و تنها انتظارات ذهنمان به حساب می‌رود.
همانند نگاه کردن به یک عکس فتوشاپ شده روی جلد یک مجله و آرزو برای داشتن چنین اندام و چهره‌ای است. واقعی نیست. از این رو، رها کردن این رویا می‌تواند مفید باشد: این طور است که رها می‌کنیم:
رها کردن و مدیریت زمان
- ببینید که چطور انتظار برای انجام دادن همه چیز، آزارتان می‌دهد. ببینید که چطور استرس می‌گیرید، فشار تحمل می‌کنید و کارها را به خاطر همین احساس، به تاخیر می‌اندازید، با خود تندی می‌کنید و از خودتان ناامید می‌شوید. همه این‌ها به خاطر انتظارات ایجاد می‌شود.
- بعد از اینکه دیدید، دارید خودتان ا آزار می‌دهید، از این کار دست بردارید. از اعتقاد به ایده‌آل‌هایی که باعث می‌شود خود را آزار دهید، دست بکشید
- به جای این، به واقعیت برگردید و قدردان آن باشید. انتظارات و ایده‌آل‌ها همانند ورژن سینمایی واقعیت است. نمی‌توانیم واقعیت را ببینیم، چون به وسیله فانتزی‌ها پوشانده شده است و هیچ وقت نمی‌توانیم به آن دست پیدا کنیم. به جای این، به چیزی که مقابلتان قرار دارد برگردید و قدردان آن باشید. زنده هستید. صاحب یک تن هستند. چشم و گوش و دست دارید. احتمالا سقفی بالای سرتان است و برای کس یا کسانی بسیار مهم هستید. احتمالا تن سالمی دارید و شاید در زندگی کار معناداری انجام می‌دهید. واقعیت هر چه هست، آن را قدر بدانید: یک معجزه لعنتی است!
- بعد از این قدردانی، اقدام کنید. قدم بعدی را بردارید، چون هم به شما و هم دیگران کمک خواهد کرد. همانند یک رفتار مهربانانه. لازم نیست دنبال ایده‌آل‌گرایی باشید. فقط از روی عشق انجامش دهید.
البته برای رسیدن به اینجا باید زمان صرف کنید. با مرور زمان، از ایده‌آل‌گرایی دست برمی‌داریم و انتظاراتی که آزارمان می‌دهد را رها می‌کنیم.
انرژی خود را مدیریت کرده، ریلکس و ریکاوری کنید
خیلی از افراد به دلیل اینکه خسته هستند و زیادی کار می‌کنند، عقب می‌افتند و استرس می‌گیرند. شاید شما هم چنین فردی باشید. آیا الان احساس خستگی دارید؟ آیا همیشه مشغول کار هستید؟ همیشه پشت سیستم یا موبایل به دست هستید؟
اگر به هر کدام از سوالات بالا پاسخ مثبت دادید، بهتر است سطح انرژی خود را بررسی کنید. اگر پایین باشد، نمی‌توانید نشانه‌ها را نادیده بگیرید. در مورد سلامتی خود اهمیت قائل شوید.
اولین چیزی که باید بررسی کنید، وضعیت خوابتان است. آیا خواب کافی دارید؟ خیلی از افراد ندارند. خودم هم در این باره مشکل دارم. اگر کمتر از 7 ساعت بخوابم، شرایط نرمالی نخواهم داشت. بهترین حالتم وقتی است که 7.5 ساعت می‌خوابم و اگر به 8 ساعت برسد، فوق العاده است. اول وضعیت خوابتان را درست کنید. به این معنا است که در زمان مناسبی به رختخواب بروید. باید قبل از آن، موبایل و لپ تاپ را خاموش کرده باشید. سعی کنید آیین خاصی قبل از خواب داشته باشید که با انجامش، کاملا برای خوابیدن آماده باشید.
بعد، اطمینان حاصل کنید که به اندازه کافی استراحت می‌کنید. در طول روز، سعی کنید به مدت بیش از 30 دقیقه، از لوازم الکترونیکی دور باشید. به نظرم خیلی از کسانی که الان این یادداشت را می‌خوانند، چنین نمی‌کنند. این لوازم، انرژی‌مان را تخلیه می‌کنند. حتما باید استراحت داشته باشید. پیاده روی کوتاهی بکنید. اجازه دهید ذهنتان ریلکس کند. یک لیوان آب هم بخورید.
مورد بعدی احتمالا بیشتر از دیگر موارد، نادیده گرفته می‌شود. به خودتان اجازه ریکاوری و پر شدن دوباره باک بدهید. به معنای آن است که روزانه بیشتر از یک ساعت، از لوازم الکترونیکی دوری کنید و برای یک روز در هفته، به طور کامل به آن‌ها دست نزنید. این زمان وقتی است که کار نمی‌کنید. می‌توانید به طبیعت بروید، کتابی کاغذی بخوانید یا چیزی دست ساز درست کنید. اجازه دهید ذهنتان استراحت کند تا دوباره آماده فعالیت شود.
اگر بتوانید سطوح انرژی خود را به این شکل مدیریت کنید، قوی‌تر می‌شود و به ندرت خواهد خواست وظایف مهم‌اش را به تاخیر بیندازد. کمتر هم دچار فشار و استرس می‌شود.
برای مدیریت زمان، ساختاری منعطف بسازید و بعد تغییرات لازم را اعمال کنید
دوست دارم روزم را با ساختارهای لازم تعریف کنم که انعطاف داشته باشد. باعث می‌شود برنامه‌ریزی به هم ریخته، سامان پیدا کند. ساختاری ساده می‌تواند شبیه نمونه پایین باشد:
- ساعت 6:30 بیدار شو، مدیتیشن کن، مطالعه کن و لیست انجام وظایف آماده کن
- بنویس یا روی مهم‌ترین کارت تمرکز کن
- برای 30 دقیقه به پیام‌ها و ایمیل‌هایت رسیدگی کن
- دوش بگیر و صبحانه بخور
- به کار مهم بعدی‌ات برس
- بررسی سریعی در مورد ایمیل‌ها و پیام‌ها داشته باش
- استراحت کن
- پروسه بالا را تکرار کن
- پیاده روی کن، مدیتیشن کن، چای بنوش، در دفترچه روزانه خاطراتت بنویس، به خانواده برس و به رختخواب برو
این تنها یک نمونه است. می‌توانید آن را به صورت جزئی‌تری دربیاورید. منظور این است که ساختار مدنظر را ایجاد کنید تا وقتی لازم است، به کارهای مهم خود برسید. این در حالی است که اگر ساختار نداشته باشید، این موارد (پیاده‌روی، مدیتیشن و مطالعه) به عقب خواهد افتاد.
مهم است که تا جایی که می‌توانید به این ساختار پایبند بمانید، ولی زیادی سخت نگیرید. اگر چیزی روند روزتان را قطع کرد، ببینید آن قدر مهم است که الان به آن بپردازید؟ آیا آن قدر مهم است که کارتان را کنار بگذارید؟ یا می‌توانید بعدا سراغش بروید؟
انعطاف‌پذیری به معنای انجام تغییرات لازم در ساختار در صورت نیاز است. به معنای آن است که اگر لازم باشد، کارتان را کنار بگذارید و به موضوع پیش آمده بپردازید. با این حال، نباید وقتی احساس راحتی خود را از دست دادید و احساس کردید باید چیزی را به تاخیر بیندازید، اقدام به تغییر ساختار بکنید.
در مدیریت زمان از قضاوت شخصی دست بردارید
امکان ندارد هیچ کدام از موارد بالا را به صورت بی‌نقص انجام دهید. در واقع هیچ انتظاری برای بی‌نقصی شما وجود ندارد، چون این مفهوم اصلا واقعی نیست. تلاش می‌کنیم تا جایی که می‌توانیم انجام دهیم، ولی دقیقا همانند چیزی که برنامه‌ریزی کرده ایم، پیش نمی‌رود. کاملا طبیعی، قابل انتظار و قابل پذیرش است که این طور باشد.
با این حال، وقتی قضاوت در مورد خودمان، شماتت، احساس ناامیدی و تندی با خود را به داستان اضافه می‌کنیم، اوضاع به هم می‌ریزد. این اتفاقی است که در مورد خیلی‌ها رخ می‌دهد.
این قضاوت شخصی ما را آزار می‌دهد. همانند انتظاراتی است که به ما صدمه می‌زنند. در موردش استرس می‌کشیم و احساس بدی در مورد خود پیدا می‌کنیم. اصلا کمکی نمی‌کند. اگر از کارها عقب هستیم، احساس به دردنخوری، کمکی نمی‌کند. به احتمال بیشتری باعث می‌شود کارمان را تعطیل کنیم، از وظیفه مهم خود اجتناب کنیم و به سراغ سرگرمی‌های وقت پرکن برویم.
تمرین این است که همیشه با خود مهربان، دوستانه و عاشقانه رفتار کنیم. هر کاری که می‌کنیم، خجالت یا احساس گناهی در آن نباید باشد. فقط مهربانی است که هست. عقب افتاده اید؟ با خودِ استرسی‌تان مهربان باشید. احساس فشار می‌کند؟ به خودتان شقفت نشان دهید. در هدفتان شکست خورده اید؟ نرمی داشته باشید.
دوست خوبی برای خودتان باشید نه یک منتقد سخت. هر روز این را تمرین کنید و چند بار انجامش دهید. یادآوری برای خود تنظیم کنید که فراموشش نکنید.
جمع‌بندی مدیریت زمان
خب، خیلی زیاد شد. چطور می‌توانیم همه این موارد را جمع‌بندی کنیم؟ بیاید قدم به قدم حرکت کنیم:
- ساختار تعریف کنید. لیست کارهایتان را آماده کنید. در بلوک‌های زمانی مشخص کار کنید و هر بار روی یک چیز تمرکز کنید.
- خواب کافی داشته باشید. استراحت کنید. باک انرژی‌تان را پر کنید.
- این احساستان که می‌خواهید از پس همه کارها بربیایید را ملاحظه کنید. به قضاوت‌های شخصی خود دقت کنید. این‌ها را رها کنید و قدرشناسی و محبت را تمرین کنید.
- وقتی می‌خواهید در بازه زمانی مشخص کار کنید و تمرکز داشته باشید، ببینید چه احساساتی (ترس، ابهام، فشار برای به تاخیر انداختن) در شما بروز می‌کند و با ذهن آگاهی براساس توضیحات بالا، با آن‌ها مواجه شوید.
این‌ها اصلا ساده نیستند، ولی مواردی هستند که می‌توانیم امتحانشان کنیم و با تمرین در آن‌ها بهتر شویم و باز به سوی آن‌ها برگردیم. دوباره و دوباره.
